Buchhaltungssoftware auswählen: Was Sie vor dem Abschluss zu VERI*FACTU prüfen sollten

Wenn Sie nach Rechnungssoftware suchen, beginnt das Gespräch leicht mit einem Etikett: „VERI*FACTU-kompatibel“, „an die Vorschriften angepasst“ oder „bereit für die neue Regelung“. Eine solche Aussage kann ein Ausgangspunkt sein, reicht aber nicht für eine Kaufentscheidung. Klären Sie zunächst, auf welches konkrete Produkt und welche Version sich die Aussage bezieht, welchen Betriebsmodus der Anbieter nach eigener Aussage bereitstellt und welche Unterlagen seine Antwort stützen. Eine Produktbeschreibung ersetzt weder die Vorschriften noch belegt sie für sich allein, dass das Programm zu Ihrem Fall passt.

VERIFACTU wird häufig als Kurzbezeichnung verwendet. Die spanische Steuerbehörde AEAT erklärt jedoch, dass der Regelungsrahmen die Anforderungen an Computersysteme erfasst, die an Rechnungsprozessen beteiligt sind, und die Formate der Aufzeichnungen standardisiert. Außerdem unterscheidet er verschiedene Erfüllungsarten. Nehmen Sie deshalb nicht an, dass jeder Verweis auf „VERIFACTU“ bedeutet, dass die Software genau den Modus mit verifizierbarer Übermittlung nutzt oder dass das Etikett alle Fragen zu Ihrer Tätigkeit beantwortet. Die allgemeinen Informationen der AEAT und ihre FAQ zu VERI*FACTU-Systemen sind bessere Bezugspunkte, um die Begriffe einzuordnen.

Die praktische Regel ist einfach: Machen Sie aus jedem Versprechen eine überprüfbare Frage und bewahren Sie die Antwort auf. Lassen Sie sich den Produktnamen, die Version, den gebuchten Tarif bei tarifabhängigen Funktionen, das Datum der übergebenen Erklärung oder Unterlagen sowie den genauen Umfang der Aussage nennen. Eine allgemeine Antwort ist kein Beleg dafür, dass jede Version oder Konfiguration kompatibel ist. Eine konkrete Antwort erleichtert den Vergleich und spätere Rückfragen bei Ihrer Steuerberatung.

Die AEAT stellt eine Sammlung von Fragen und Antworten zu Computerisierten Fakturierungssystemen (SIF) und VERIFACTU bereit. Auf der abgerufenen Seite war sie als aktualisiert am 21. Juli 2026 gekennzeichnet und nach Themen gegliedert: Anwendungsbereich, Systemanforderungen, Rechnungsaufzeichnungen, Fingerabdruck oder Hash, verantwortliche Erklärung, VERIFACTU-Systeme und Rechnungsverfahren unter anderem. Diese Gliederung hilft, das relevante Thema zu finden, statt sich auf eine werbliche Zusammenfassung zu verlassen. Rufen Sie die vollständige FAQ auf und prüfen Sie sie bei Ihrer Entscheidung erneut, falls inzwischen eine Aktualisierung erfolgt ist.

Die FAQ ist eine offizielle Quelle zum Verständnis des Regelungsrahmens und der damit verbundenen Fragen; sie ist kein Verzeichnis, das die Konformität jedes am Markt erhältlichen Programms bestätigt. Wenn ein Verkäufer eine Frage oder Rubrik anführt, öffnen Sie den Link und lesen Sie den Zusammenhang: Geht es um eine allgemeine Pflicht, einen bestimmten Modus oder eine besondere Situation? Notieren Sie die genaue Fundstelle und fragen Sie den Anbieter, wie sie sich auf sein Produkt und Ihre Konfiguration auswirkt. Wenn die Antwort Ihre steuerlichen Pflichten betrifft, lassen Sie Ihren konkreten Fall von einer Fachperson oder über die zuständigen offiziellen Kanäle prüfen. Eine Produktseite ersetzt keine auf Ihren Betrieb zugeschnittene Beratung.

Es lohnt sich auch, den einschlägigen Rechtstext aufzurufen und sich nicht nur auf einen Screenshot oder einen Beitrag Dritter zu stützen. Das im BOE veröffentlichte Königliche Dekret 254/2025 ändert das Königliche Dekret 1007/2023, das Anforderungen an Rechnungssoftware und -systeme sowie die Standardisierung von Aufzeichnungsformaten regelt. Bei einem gewöhnlichen Kauf müssen Sie nicht jede Bestimmung selbst auslegen. Bitten Sie den Anbieter aber darum, die aktuellen Unterlagen zu nennen, auf die er sich stützt, und sein Verfahren zur Information über Änderungen zu erläutern. Datum und Umfang einer Antwort sind ebenso wichtig wie ihr Wortlaut.

Bitten Sie vor dem Abschluss um eine schriftliche Antwort zu mindestens folgenden Punkten: Welche Softwareversion ist von der Aussage erfasst? Welcher Betriebsmodus wird angeboten? Welches Dokument stellt der Anbieter zur Beschreibung oder Absicherung des Systems bereit? Welche Schritte muss der Nutzer zur Einrichtung ausführen? Welche Unterstützung ist eingeschlossen, wenn ein Update oder ein Vorfall die Fakturierung beeinträchtigt? Die AEAT-FAQ enthält eigene Abschnitte zu den Merkmalen von SIF und zur verantwortlichen Erklärung der Systeme. Es ist daher sinnvoll, den Anbieter nach seinen Unterlagen zu fragen. Sie sollten aber nicht annehmen, dass ein Dokument mit dieser Bezeichnung automatisch jeden Aspekt oder jede Konfiguration nachweist. AEAT-FAQ.

Geben Sie sich nicht mit „Ja, das ist konform“ zufrieden. Fragen Sie genau nach, was „konform“ in dieser Antwort bedeutet und was davon nicht erfasst wird. Gilt es für alle Tarife oder nur eine Ausgabe? Bezieht es sich auf die aktuelle oder eine künftige Version? Muss eine Einstellung aktiviert werden? Können Schnittstellen oder Zusatzmodule den Ablauf verändern? Wer kümmert sich um Updates? Es geht nicht darum, aus dem Kauf eine technische Prüfung zu machen, sondern zu verhindern, dass eine weit gefasste Aussage als Garantie für nicht benannte Funktionen verstanden wird. Gibt der Verkäufer eine mündliche Zusage, bitten Sie um eine Bestätigung per E-Mail oder um ein datiertes öffentliches Dokument.

Sie können die infrage kommenden Produkte in einer eigenen Tabelle nach denselben Kriterien vergleichen. Eine willkürliche Punktzahl ist nicht nötig: Halten Sie Belege und offene Fragen fest. Bei „enthalten“ sollte stehen, was genau enthalten ist; „nicht zutreffend“ sollte begründet werden; „noch zu bestätigen“ bedeutet, dass Ihnen für eine Kaufentscheidung noch die Grundlage fehlt. Eine ausbleibende Antwort beweist keine Nichtkonformität, lässt aber eine Unsicherheit bestehen, die Sie klären sollten, bevor Sie sich auf die Software verlassen.

Die regulatorische Eignung ist nicht das einzige Kriterium. Ein Programm kann im Alltag schwer nutzbar sein, wenn es nicht dazu passt, wie Sie Angebote vorbereiten, Rechnungen ausstellen, Berichtigungen erledigen oder mit Ihrer Steuerberatung arbeiten. Erstellen Sie vor dem Bezahlen eine Liste Ihrer üblichen Vorgänge und prüfen Sie, wie sie mit dem Produkt und Tarif funktionieren, den Sie tatsächlich kaufen würden – nicht nur in einer Vorführung einer anderen Ausgabe. Wenn Sie von mehreren Geräten aus fakturieren oder mehreren Personen Zugriff geben müssen, klären Sie, was der Tarif erlaubt, welche Berechtigungen verfügbar sind und ob dafür zusätzliche Kosten anfallen. Das sind Kaufprüfungen und keine Aussagen über eine bestimmte Marke.

Fragen Sie, wie Sie Ihre Daten erhalten, wenn Sie den Anbieter wechseln: Welche Formate lassen sich exportieren, welche Informationen sind enthalten, und können Sie eine verwendbare Kopie bekommen, ohne das Abonnement aktiv zu halten? Klären Sie außerdem, wer die Sicherungen verwaltet, wie häufig sie erstellt werden und wie Daten nach einem Ausfall wiederhergestellt werden können. Lassen Sie sich den Dienst und seine Grenzen beschreiben. Wenn Sie auf Buchhaltungssoftware, eine Verkaufsplattform oder die Systeme Ihrer Steuerberatung angewiesen sind, prüfen Sie, welche konkrete Schnittstelle enthalten ist und was extern eingerichtet werden muss. Der Begriff „Integration“ garantiert weder einen Datenfluss in beide Richtungen noch, dass keine manuellen Arbeiten nötig sind.

Berechnen Sie die Gesamtkosten für einen angemessenen Zeitraum und nicht nur den Aktionspreis. Berücksichtigen Sie Gebühren, zusätzliche Nutzer, Module, Einrichtung, Schulung, bevorzugten Support und mögliche Migrationskosten und klären Sie, ob Steuern enthalten sind. Fragen Sie, wie sich der Dienst verlängert, wie Sie kündigen und was nach Vertragsende mit Zugriff und Daten geschieht. Hängt der Preis vom Rechnungsvolumen, der Zahl der Nutzer oder den Funktionen ab, verlangen Sie ein schriftliches Beispiel auf Grundlage Ihrer erwarteten Nutzung. Ohne ein konkretes Angebot wäre es nicht seriös, Preise zu vergleichen oder ein Produkt als günstiger zu bezeichnen: Vergleichen sollten Sie die Gesamtkosten der Produkte, die Ihren Arbeitsablauf tatsächlich abdecken.

Gehen Sie vor einer Migration einen repräsentativen Ausschnitt Ihrer Arbeit durch: eine Rechnung erstellen, einen Fehler berichtigen, eine ältere Rechnung finden, ihren Status prüfen und die Informationen für Ihre Steuerberatung vorbereiten. Prüfen Sie auch, wie die Software reagiert, wenn die Verbindung ausfällt oder einem Nutzer eine notwendige Berechtigung fehlt, sofern diese Fälle für Ihren Betrieb relevant sind. Geben Sie in einem Test keine echten Kundendaten ein, bevor Sie die Bedingungen zu Datenschutz und Sicherheit geprüft haben. Bitten Sie um eine Vorführung mit fiktiven Daten und lassen Sie sich schriftlich bestätigen, welche Funktionen im vorgesehenen Tarif enthalten sind.

Gehen Sie nicht davon aus, dass der neue Anbieter beim Wechsel automatisch alle Daten importiert. Verlangen Sie einen Plan, der die zu übertragenden Daten, die für die Prüfung des Ergebnisses verantwortliche Person, die Dauer Ihres Zugriffs auf das alte System und die Aufbewahrung erforderlicher Informationen festlegt. Bevor Sie die alte Software aufgeben, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Aufzeichnungen und Dokumente in welchem Format benötigt werden. Aufbewahrung, Zugänglichkeit und Lesbarkeit gehören zu den Themen der offiziellen FAQ zu SIF-Anforderungen. Das legt nicht von selbst fest, wie eine konkrete Migration zu organisieren ist, zeigt aber, dass Sie ausdrücklich nach Datenzugriff und -wiederherstellung fragen sollten. Offizielle AEAT-FAQ.

Ein sinnvoller Test besteht nicht nur darin, zu prüfen, ob sich die Startseite öffnet. Sie sollten damit den benötigten Ablauf testen und Fragen klären können, die die Fakturierung unterbrechen könnten: Wer bearbeitet einen Vorfall, über welchen Kanal, zu welchen Zeiten und mit welcher Abdeckung? Wenn der Dienst eine zeitlich begrenzte Testphase anbietet, fragen Sie nach Einschränkungen gegenüber dem kostenpflichtigen Tarif und danach, ob die erstellten Daten am Ende erhalten bleiben oder gelöscht werden. Eine Vorführung belegt nicht, wie sich die Software bei jedem denkbaren Vorfall verhält; Vertrag, Dokumentation und Supportbeschreibung bleiben daher wichtig.

Seien Sie vorsichtig bei einem Angebot, das mit „von der Steuerbehörde zertifiziert“ wirbt, ohne die zertifizierende Stelle und den Nachweis zu nennen, oder verspricht, die Software beseitige sämtliche Pflichten des Nutzers. Die AEAT unterscheidet Systeme und Modi und erläutert den Regelungsrahmen; eine Werbeaussage kann dessen Reichweite nicht eigenständig erweitern. Klärungsbedarf besteht auch, wenn der Anbieter die Version nicht nennt, die Dokumentation veraltet ist oder wichtige Funktionen nur im Gespräch und nicht in einem überprüfbaren Angebot beschrieben werden. Diese Warnzeichen beweisen nicht automatisch, dass das Programm ungeeignet ist; sie zeigen, dass noch Informationen fehlen.

Prüfen Sie vor Ihrer Bestätigung, ob Sie die folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten können. Andernfalls halten Sie fest, was fehlt und wer es klärt:

• Ich kenne das Produkt, die Version und den Tarif, den ich buchen werde.
• Mir liegen die Aussagen des Anbieters schriftlich vor, und ich weiß, auf welche Dokumentation er verweist.
• Ich habe Begriffe und Geltungsbereich mit den aktuellen offiziellen Informationen der AEAT abgeglichen.
• Ich weiß, wie meine üblichen Vorgänge abgedeckt sind, welche Funktionen extra kosten und welche Schnittstellen eingerichtet werden müssen.
• Ich kenne die Möglichkeiten zum Datenexport und zur Wiederherstellung, den enthaltenen Support und die Gesamtkosten.
• Ich habe einen Migrationsplan, der den fortgesetzten Zugriff auf das alte System und die Prüfung der Daten berücksichtigt.

Die AEAT-FAQ zum Anwendungsbereich ist besonders relevant, wenn Sie nicht wissen, ob der Rahmen für Ihre Situation gilt: Übertragen Sie die Antwort für ein anderes Unternehmen nicht, ohne Ihre konkreten Umstände zu prüfen.

Die Schlussfolgerung lautet nicht, dass es ein allgemein bestes Programm gibt, sondern dass eine gute Wahl ausreichende Belege für Ihren konkreten Fall erfordert. Prüfen Sie Modus und Geltungsbereich anhand offizieller Quellen, verlangen Sie schriftliche Antworten zum genauen Produkt und vergleichen Sie Support, Export, Funktionen und Gesamtkosten praktisch. Bleibt eine wichtige Frage offen – etwa, ob Ihre Situation in den Anwendungsbereich fällt oder ein bestimmter Vorgang abgedeckt ist –, ersetzen Sie die fehlende Antwort nicht durch eine Werbeannahme. Klären Sie sie vor dem Wechsel oder Vertragsabschluss. Das Etikett eröffnet die Prüfung; es beendet sie nicht.