Eine Rechnungssoftware auswählen: Was Sie vor dem Kauf zu VERI*FACTU prüfen sollten

Bei der Suche nach Rechnungssoftware stößt man häufig auf Produkte, die als „VERIFACTU“ oder „bereit für VERIFACTU“ bezeichnet werden. Bevor Sie Preise vergleichen, sollten Sie klären, worauf sich der Begriff bezieht. Die spanische Steuerbehörde erläutert, dass VERI*FACTU als verkürzte, wenn auch ungenaue Bezeichnung für die Verordnung verwendet wird, die Anforderungen an Computersysteme festlegt, die an der Rechnungsstellung beteiligt sind. Der Begriff bezeichnet für sich genommen weder eine Marke noch eine Anwendung oder ein kommerzielles Siegel, das sämtliche Pflichten jedes Unternehmens garantiert. (Quelle: FAQ der spanischen Steuerbehörde zu allgemeinen Fragen).

Die Verordnung über Computersysteme für die Rechnungsstellung (RRSIF) sieht zwei Betriebsarten vor: Systeme zur Ausstellung überprüfbarer Rechnungen, bekannt als VERI*FACTU, und Systeme, die nicht in dieser Betriebsart arbeiten. Der Unterschied betrifft die Verwaltung und Übermittlung der Datensätze; er macht ein Programm nicht automatisch für jede Tätigkeit geeignet. Fragen Sie den Anbieter vor Vertragsabschluss genau, welche Betriebsart er anbietet, wie sie eingerichtet wird und welche Aufgaben bei Ihrem Unternehmen verbleiben. (Quelle: FAQ der spanischen Steuerbehörde zu VERI*FACTU-Systemen).

Die entscheidende Frage lautet daher nicht nur „Ist die Software kompatibel?“, sondern welche Version des Systems welche Anforderungen erfüllt, für welchen Rechnungsablauf und mit welchen Verantwortlichkeiten. Eine Aussage auf einer Verkaufsseite kann ein Ausgangspunkt sein, ersetzt aber weder die verantwortliche Erklärung des Systems noch die Prüfung der geltenden Vorschriften. Dieser Leitfaden zeigt eine Methode zur Dokumentenprüfung; er zertifiziert oder empfiehlt kein bestimmtes Produkt. Er soll Ihnen helfen, gezielt nachzufragen und Antworten festzuhalten, statt eine Werbeaussage als Nachweis zu behandeln. Produkt, Version, Konfiguration und der konkrete Einsatz im Unternehmen sind gemeinsam zu betrachten.

Die spanische Steuerbehörde stellt eine Sammlung häufig gestellter Fragen zu Anwendungsbereich, technischen Anforderungen, Datensätzen, Hashes, VERI*FACTU-Systemen und weiteren Themen bereit. Nach Angaben der Behörde werden die Antworten aktualisiert; die für diesen Leitfaden herangezogene Fassung trägt das Datum 21. Juli 2026. Wenn Sie Ihre Entscheidung zu einem anderen Zeitpunkt treffen, rufen Sie die Seite erneut auf und prüfen Sie die dann verfügbare Fassung. Eine alte Kopie oder ein Blogbeitrag berücksichtigt spätere Änderungen möglicherweise nicht. (Quelle: FAQ der spanischen Steuerbehörde).

Als Rechtsgrundlage sollten Sie das Königliche Dekret 1007/2023 einschließlich seiner Änderungen sowie die Verordnung HAC/1177/2024 heranziehen, die technische, funktionale und inhaltliche Spezifikationen ausarbeitet. Das BOE weist darauf hin, dass konsolidierte Texte Informationszwecken dienen und keinen Rechtswert haben; bei einer rechtlichen Frage sollten Sie die amtliche Veröffentlichung prüfen und professionellen Rat einholen. Das Königliche Dekret 254/2025 änderte den Zeitplan und Bestimmungen der Verordnung. Daher sollten Sie Fristen aus älteren Artikeln nicht ungeprüft übernehmen. (Quellen: Verordnung HAC/1177/2024 und Königliches Dekret 254/2025).

Die Verordnung gilt für festgelegte Gruppen und Situationen; gehen Sie nicht davon aus, dass für alle Personen und Einrichtungen dieselben Pflichten gelten. Halten Sie vor dem Vergleich von Anwendungen fest, wer Rechnungen ausstellt, in welcher Rechtsform, welche Arten von Geschäftsvorfällen vorkommen und welche Systeme am Prozess beteiligt sind. Die offizielle FAQ behandelt Anwendungsbereich und Einhaltung, ersetzt aber keine individuelle Prüfung von Ausnahmen, Sonderregelungen oder besonderen Umständen. Zuerst ist festzustellen, ob System und Tätigkeit in den maßgeblichen Anwendungsbereich fallen – nicht, welches Produkt eine passende Werbebezeichnung trägt. Trennen Sie dabei bekannte Fakten von Fragen, die noch amtlich oder fachlich geklärt werden müssen.

Fordern Sie die verantwortliche Erklärung für das System an, das Sie einsetzen wollen, und prüfen Sie, ob Hersteller, Produkt und Version eindeutig angegeben sind. Die Vorschriften sehen eine verantwortliche Erklärung des Systems vor. Eine allgemeine Aussage wie „Wir erfüllen VERI*FACTU“ zeigt deshalb nicht, welche Version erfasst wird, welche Komponenten dazugehören oder wann das Dokument ausgestellt wurde. Lassen Sie sich die vollständige Erklärung geben und fragen Sie, wie sie aktualisiert wird, wenn sich Software oder Anforderungen ändern. Die technischen Informationen der spanischen Steuerbehörde enthalten außerdem Beispiele für verantwortliche Erklärungen. (Quellen: Verordnung HAC/1177/2024 und technische Informationen der spanischen Steuerbehörde).

Bitten Sie um eine Beschreibung der Abläufe, nicht nur um eine Funktionsliste. Fragen Sie, wie das System Datensätze für die Erstellung und Stornierung erzeugt, welche Rückverfolgbarkeit es gewährleistet und wie Informationen aufbewahrt und zur Abfrage bereitgestellt werden. Arbeitet das Produkt im VERI*FACTU-Modus, sollten Sie klären, wie es Datensätze übermittelt, was bei einer unterbrochenen Verbindung geschieht und wie es Fehler oder erneute Übermittlungsversuche meldet. Die technischen Informationen der spanischen Steuerbehörde umfassen Schemata, Validierungen, Dienstspezifikationen und Angaben zum QR-Code. Sie helfen bei präzisen technischen Fragen, sind aber keine Bewertung des Anbieters. Lassen Sie sich erklären, wie genau die betreffende Produktversion Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe abdeckt. (Quelle: technische Informationen der spanischen Steuerbehörde).

Gehen Sie nicht davon aus, dass der Verkäufer jede steuerrechtliche oder buchhalterische Frage beantworten wird. Lassen Sie schriftlich festhalten, welcher Support enthalten ist, welche Reaktionszeiten angeboten werden, über welche Kanäle Sie Hilfe erhalten und wie über relevante Änderungen informiert wird. Prüfen Sie außerdem, ob im Preis alle benötigten Nutzer, Standorte und Module enthalten sind und ob zusätzliche Kosten für Einrichtung, Datenexport oder Kündigung anfallen. Das sind sinnvolle Kaufprüfungen, keine Behauptung, die Vorschriften verlangten einen bestimmten Tarif oder ein bestimmtes Supportniveau. Schriftliche Antworten erleichtern den Vergleich und halten fest, was vor Vertragsabschluss zugesagt wurde.

Ein einheitliches Vorgehen verhindert, dass die Entscheidung allein auf einer eindrucksvollen Vorführung oder einem unbelegten Versprechen beruht. Speichern Sie für jede Option Links und datierte Kopien der verantwortlichen Erklärung, des Versionsblatts, der Servicebedingungen und der erhaltenen Antworten. Halten Sie außerdem offene Fragen fest. Die offizielle technische Dokumentation behandelt unter anderem Datensätze, Hashes, Signaturen, Schemata und Validierungen. Ein kleines Unternehmen muss nicht jedes technische Detail selbst auslegen, kann den Anbieter aber konkret fragen, welche Funktionen diese Punkte abdecken und wo dies dokumentiert ist. Halten Sie belegte Aussagen getrennt von mündlichen Zusicherungen. (Quelle: technische Informationen der spanischen Steuerbehörde).

Nutzen Sie eine kurze Checkliste und stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen:

• Identität und Umfang: Produktname, Version, Hersteller, enthaltene Module und angebotene Betriebsart.
• Dokumentierte Konformität: für diese Version geltende verantwortliche Erklärung und Aktualisierungsverfahren.
• Rechnungsablauf: Erstellung, Berichtigung oder Stornierung von Datensätzen; Aufbewahrung, Abfrage und Export.
• Täglicher Betrieb: Umgang mit Störungen, Konnektivität, Nutzer, Berechtigungen und Support.
• Vertrag und Ausstieg: Gesamtkosten für Ihre Nutzung, Verlängerung, Kündigung, Sicherungskopien und Datenwiederherstellung.
• Eignung für den Betrieb: Anbindung an Buchhaltung, Banken oder andere Werkzeuge, sofern Sie diese tatsächlich benötigen.

Die Checkliste ist weder eine Zertifizierung noch eine Rangliste. Ihr Nutzen besteht darin, vergleichbare Antworten zu erfassen und dokumentierte Nachweise von mündlichen Aussagen des Anbieters zu unterscheiden. Verwenden Sie sie als Arbeitsunterlage, nicht als Ersatz für die Dokumentenprüfung. Ist eine Antwort noch offen, vermerken Sie das und fragen Sie, ob sie vor Ihrer Entscheidung schriftlich nachgereicht wird. Wenn Sie allen Kandidaten dieselben Fragen stellen, lassen sich Unterschiede leichter erkennen und Präsentationen nicht mit Belegen für die konkrete Produktversion verwechseln.

Ein Systemwechsel erfordert Planung: Welche Informationen müssen aufbewahrt werden, in welchem Format lassen sie sich exportieren und wer führt den Vorgang durch? Fragen Sie, ob Sie Rechnungen, Datensätze und ergänzende Daten in einem verständlichen Format herunterladen können, wie lange sie nach einer Kündigung verfügbar bleiben und ob Einschränkungen oder Gebühren gelten. Prüfen Sie außerdem, ob Kunden, Artikel, Nummernkreise und Salden migriert werden können und welche Kontrollen anschließend vorgesehen sind. Die Vorschriften stellen Anforderungen an Aufbewahrung, Zugänglichkeit und Lesbarkeit der Datensätze; der Anbieter sollte erklären, wie seine Lösung diese in Ihrem Nutzungskontext erfüllt. Die offizielle FAQ enthält Abschnitte zu diesen Anforderungen. (Quelle: FAQ der spanischen Steuerbehörde).

Ein Vorabtest kann repräsentative Prozesse abdecken, sofern der Anbieter eine geeignete Umgebung und passende Daten bereitstellt: gewöhnliche Rechnungsausstellung, Berichtigung, Abfrage von Datensätzen und Export. Geben Sie in einer Vorführung keine echten sensiblen Daten ein, ohne die Bedingungen für Verarbeitung und Sicherheit zu kennen. Klären Sie, welche externen Dienste die Anwendung nutzt, wie Sicherungskopien verwaltet werden und wer auf das Konto zugreifen kann. Das sind Kriterien für Verwaltung und Vertrag, nicht dasselbe wie eine technische Konformitätserklärung. Fragen Sie auch, was bei einem Ausstieg mit Zugriff, Exporten und Support geschieht, damit die Kontinuität nicht erst im Ernstfall geprüft wird.

Vergleichen Sie die Gesamtkosten und nicht nur den beworbenen Preis: laufende Gebühren, Einrichtung, Module, Nutzer, Speicher, Support und mögliche Ausstiegskosten. Fordern Sie ein Angebot an, das Markt, Währung, anfallende Steuern und abgedeckten Zeitraum nennt. Hängt eine wichtige Funktion von einem Zusatzmodul ab, führen Sie dieses gesondert auf. Es gibt keinen Tarif, der für alle passt: Rechnungsvolumen, betriebliche Komplexität und erforderlicher Integrationsgrad beeinflussen, welche Lösung praktikabel ist. Verwenden Sie für alle Angebote dieselben Annahmen zu Nutzern, Standorten und Modulen. Ein niedriger Einstiegspreis muss nicht den Preis der Konfiguration abbilden, die Sie tatsächlich benötigen.

Ist ein Programm, das mit VERI*FACTU wirbt, bereits für mein Unternehmen geeignet?

Nicht unbedingt. Prüfen Sie das konkrete System und die Version, die verantwortliche Erklärung, die Betriebsart und den Funktionsumfang. Klären Sie anschließend, ob Ihre Tätigkeit erfasst ist und welche Pflichten in Ihrem Fall gelten. Eine Werbebezeichnung beantwortet diese Fragen nicht. Bitten Sie den Anbieter, seine Angaben mit Unterlagen und den Abläufen zu verknüpfen, die Sie nutzen werden. Bleibt ein wichtiger Punkt unklar, halten Sie ihn fest und klären Sie ihn, bevor Sie die Software als geeignet betrachten.

Muss ich zwingend ein VERI*FACTU-System wählen?

Die spanische Steuerbehörde beschreibt zwei Möglichkeiten zur Einhaltung der Verordnung: VERIFACTU und Ausstellungssysteme, die nicht als VERIFACTU arbeiten. Die Wahl und die geltenden Pflichten hängen von den Vorschriften und den jeweiligen Umständen ab. Verstehen Sie diese allgemeine Erklärung nicht als Rechtsberatung; prüfen Sie die aktuelle FAQ und lassen Sie sich professionell beraten, wenn Ihre Situation Fragen aufwirft. (Quelle: FAQ zu VERI*FACTU-Systemen).

Was soll ich tun, wenn der Anbieter nicht genügend Unterlagen bereitstellt?

Fordern Sie schriftlich die verantwortliche Erklärung, Produktname und Version sowie eine Erläuterung dazu an, wie das Produkt die benötigten Abläufe abdeckt. Erhalten Sie keine konkreten Antworten, betrachten Sie die mangelnde Klarheit als Kaufrisiko und vergleichen Sie Alternativen; ziehen Sie daraus allein jedoch keine rechtliche Schlussfolgerung über das Produkt. Bevor Sie wechseln, klären Sie, wie Sie Ihre Daten exportieren und aufbewahren. Ersetzen Sie fehlende Unterlagen nicht durch eine informelle Zusicherung, die sich später kaum überprüfen lässt.

Dieser Leitfaden stützt sich auf die FAQ und technischen Informationen der spanischen Steuerbehörde sowie auf die im BOE veröffentlichten Verordnungen HAC/1177/2024 und das Königliche Dekret 254/2025. Die Vorschriften definieren die Anforderungen; die offiziellen Seiten helfen, sie einzuordnen und Spezifikationen zu finden. Keine dieser Quellen ersetzt die Prüfung des Vertrags, die Kontrolle des konkreten Produkts oder die Analyse der Pflichten des einzelnen Steuerpflichtigen. Für eine rechtliche oder steuerliche Entscheidung sollten Sie die einschlägigen amtlichen Unterlagen prüfen und Rat einholen, der auf Ihren Fall zugeschnitten ist.

Dieser Artikel vergleicht keine Marken, überprüft keine Anbietererklärungen unabhängig und enthält keine Funktionstests. Er ist auch kein Rechtsgutachten. Prüfen Sie vor der Unterzeichnung die neueste Fassung der offiziellen Quellen, die für Sie geltenden Daten und bewahren Sie Unterlagen sowie Vertriebsantworten schriftlich auf. Könnte eine Änderung der Vorschriften Ihren Zeitplan oder Ihren Fall beeinflussen, prüfen Sie die Lage unmittelbar vor dem Kauf oder der Migration erneut. Die Unterlagen zur Entscheidungsfindung aufzubewahren ist hilfreich, entbindet Sie aber nicht davon, Aktualisierungen zu verfolgen und zu klären, ob Ihr konkreter Fall unter die maßgeblichen Regeln fällt.